Альберт: Блог «Моя мечта» предлагаем поговорить на злободневную тему. Телефоны проникли во все сферы нашей жизни. По телефону мы с успехом решаем производственные проблемы, поздравляем с праздником друзей, сплетничаем и даже признаемся в любви. Многие думают, что чем больше мы звоним сами или звонят нам, тем более мы эффективнее. Но, на самом деле, телефон крадет наше полезное время в огромных количествах. Предлагаем 9 советов от Берда Полли, автора книги «Тайм-менеджмент».

Мужчина разговаривает по телефону

1. Учет телефонных переговоров

Следует располагать информацией, какого рода звонки Вы делаете регулярно, их точное время, имя абонента, тема разговора. Запишите точное начало и конец разговора. После звонка проанализируйте, уложись ли в обозначенное время, внесите коррективы.
Ведите таблицу исходящих и входящих звонков. Она позволит увидеть, кто и кому чаще звонит, и по какой причине.
В графе особые пометки не поленитесь отметить, кто из абонентов любит тратить Ваше полезное время, особо раздражителен, навязчив или многословен.

2. Анализ звонков

Полученные при учете данные не оставляйте без внимания. Владея такой полезной информацией, самое время подумать, как сделать временные затраты на телефонные разговоры минимальными, а собственную эффективность максимальной.

3. Организация звонков

Принимайте звонки в установленное время, чтобы не прерывалась основная работа.
Примите решение, к примеру, брать в руки телефон с 10 до 11 часов до обеда и с 15 до16 после обеда. Аналогично можно выделить и определенные дни недели, например, в понедельник, среду, четверг. В остальное время пусть будет включен автоответчик.
Как вариант, можно попросить принимать звонки другого человека, например, секретаря, члена коллектива.

4. Готовьте информацию для телефонного разговора заранее

Имейте под рукой всю необходимую информацию для беседы, чтобы сразу перейти к сути проблемы, а не заниматься сбором информации, когда человек уже на связи.

5. Ограничивайте время телефонной беседы

В самом начале дайте абоненту понять, что ограничены во времени. Скажите: «Я могу уделить вам 5 минут» или «Извините, но я ограничен во времени, у меня минута свободного времени«. Главное, после такой фразы вовремя самому остановитесь после обозначенного времени и прекратите разговор, чтобы не показаться несерьезным человеком.

6. Делегируйте звонки

Предоставьте другому человеку отвечать от Вашего имени на очевидные вопросы, принимать текущие сообщения.
Решите, какую категорию звонков Вы должны осуществлять лично, остальные смело делегируйте.

7. Не принимайте переадресованные звонки

Никто так не тратит Ваше полезное время, как «чужой» абонент. Отучите своих коллег и домашних переводить стрелки на Вас. В конце концов, они сами должны учиться решать возникающие проблемы.

8. Иногда позвольте себе не поднимать трубку

Несомненно, всегда игнорировать надрывающий телефон невозможно. Человек инстинктивно тянется к трубку.
Если обстоятельства деятельности требуют немедленного ответа, такой совет не годится. Но, иногда стоит закончить какой-то фрагмент работы, прежде чем отвечать.

9. Последний совет