Елена: Блог «Моя мечта» вновь приветствует всех своих друзей! Мы живем в век, хотела сказать передовых технологий, но скажу… бумаг. Не знаю, как у Вас, в школе еще царствует прошлый век. Кроме электронных карточек, дневников и журналов, по прежнему процветают бумажные документы, которых с каждым годом меньше не становится. И потому тонут люди в бумажном море, не зная, как спастись от этой напасти. И даже ее регулярное упорядочивание в красивые стопки не решает проблемы.
Задача, по мнению Брайана Трейси, автора книги «Don’t worry, be happy, или Живи проще. Как легче пережить стресс, отбросить суету и держать свою жизнь под контролем», состоит как раз в избавлении от этих стопочек. Способность правильно обрабатывать и отбирать информацию – важный инструмент упрощения жизни. И потому сегодня тема нашей статьи — «Правильная работа с бумагами».
Альберт: Работа с бумагами должна состоять из 4 этапов.
Шаг 1. Отбор
Поставьте рядом с рабочим местом корзину для мусора. Пользуйтесь правилом: если нет необходимости в документе, немедленно от него избавляйтесь. Не смотрите, не читайте, не тратьте время, просто вбросите и забудьте.
Шаг 2. Переадресация
Если бумага предназначена однозначно не Вам, зачем вникать в суть написанного. Сделайте пометку для нужного человека и перешлите сразу, не глядя.
Шаг 3. Действие
Заведите папку яркого цвета, лучше красного. Если попала корреспонденция лично для Вас, требующая срочных вмешательств, Ваших личных действий, отложите ее в эту красную папку.
Шаг 4. Классификация
Работа с бумагами предполагает существование документов, требующих длительного хранения. Заведите несколько тематических папок, отправляйте нужные бумагу сразу по адресу. Но даже и здесь стоит задуматься, прежде чем заняться аккуратным подшиванием документации. По статистике, 80% подшитых документов в дальнейшем никак не используются. Подумайте, не проще ли будет найти эту информацию из других источников. Если ответ положительный, вернитесь к пункту 1.
Елена: Вообще, метод большого мусорного мешка – лучший способ облегчить себе жизнь среди бумаг. Применяйте его хотя бы раз в полгода и дома и на работе. Кстати, большинство газетной и журнальной информации устаревает в ближайшие 10 -30 дней. Так что забудьте про угрызения совести и вложенные средства.
При знакомстве с информацией Б. Трейси советует применять еще один метод. Он назвал его «вырви и прочитай». Быстрое знакомство с содержанием, нахождение нужного заголовка, статьи, далее вырывание из журнала выбранных страниц, складывание в тематическую папку и знакомство с материалом в другое, более удобное время. Все остальное, что не касается работы, цели деятельности и Ваших интересов, выбрасывайте незамедлительно.
Не забывайте, что человек помнит лишь то, что имеет для него смысл, что может быть применено на практике и применено немедленно. Все остальное забывается, так устроена наша память.
Альберт: Надеемся, что правильно организованная работа с бумагами реально облегчит Вашу жизнь. Успехов и процветания!