Альберт: Всех читателей блога «Моя мечта» рады приветствовать! Сегодня продолжаем овладевать навыками тайм-менеджмента и поведем разговор о том, что многие наши проблемы, связанные с неумением эффективно распоряжаться собственным временем, появляются по очень простой причине. Люди неверно оценивают необходимые для выполнения задачи затраты времени, забывая про неявные, но необходимые дела. Приведем в пример несколько историй из жизни. Возможно, в них Вы узнаете и себя, но тем быстрее пойдет работа над ошибками.
Елена: История первая.
Эмилия пишет романы. Каждое утро она отводит три часа, чтобы писать. Но работа продвигалась не так быстро, как хотелось бы. Понаблюдав за собой, Эмилия поняла, что изо дня в день тратит почти час, чтобы сосредоточиться на теме и войти в образ. Женщина в это время пила кофе, собиралась с мыслями, просматривала почту, и если пропускала этот этап, то все, что выходило из-под ее пера, было отвратительно. Сделав новые расчеты по затрате времени, Эмилия учла это «переходное» время и только выиграла от этого.
История вторая.
Александр работает в большой престижной фирме. Каждое утро в 10 часов он должен присутствовать на деловой встрече с очередным потенциальным клиентом. Но каждое утро в 10 часов он только входит в здание бизнес-центра, потом нервно переминается с ноги на ногу в ожидании лифта. А поднимаясь, на каждом этаже он проклинает мысленно всех, кто «тянет время». Не нужно объяснять, в каком состоянии Александр берется за работу.
История третья.
Филипп — профессиональный фотограф. Представьте его сидящим в середине студии в окружении сотен фотографий. Пришло время работы с пришедшей группой людей, но ему необходимо еще не меньше получаса, чтобы разложить и упорядочить предыдущие снимки. Такая ситуация повторяется из раза в раз, создавая напряжение.
Альберт: Все перечисленные проблемы решатся, если создавать в своем расписании «буферы» времени для непредвиденных, но необходимых дел. Подводя итоги нашего разговора, давайте перечислим те ситуации, которые содержат скрытые затраты времени. Итак, дополнительное время необходимо для:
- передвижения туда и обратно
- на подготовку
- на обратную связь с людьми
- на исправление и работу над ошибками
- на размышления
- на сворачивание и завершение предыдущих дел
- на отдых
- на неожиданные препятствия
Елена: Невидимые на первый взгляд затраты времени отнимают до 20% времени. Об этом надо помнить всегда при планировании дел. Научившись делать реалистичные расчеты, можно реально сделать очень многое.