Альберт: Любите ли Вы, уважаемые читатели блога «Моя мечта«, ходить на разного рода собрания, совещания, заседания, брифинги, планерки и прочие мероприятия? Кто-то терпеть этого не может, а для кого-то — это значительная часть работы.
Как показывает практика, большинство подобных мероприятий — не более, чем пустая трата времени. Вопросы, которые на них рассматриваются, могли бы быть решены другим способом, в другом месте и с меньшими временными и материальными затратами. Вы спросите, а при чем здесь материальные затраты. Нехитрые подсчеты убедят Вас в этом.
Елена: Присутствие на собрании, продолжительностью в один час, двадцати человек оценивается в двадцать потерянных часов рабочего времени. А если на совещании сидят сотрудники высокого уровня, то материальные потери еще выше. В денежном эквиваленте — это сотни и тысячи рублей или долларов.
Собрания становятся пожирателями времени, если им характерны следующие признаки:
- отсутствие деловой обстановки, когда участники не могут сосредоточиться на теме
- неясная цель собрания
- отсутствие авторитетного председателя
- организационные недочеты
- нецелевая аудитория
Альберт: Чтобы подобные вещи не стали причиной пустой траты времени, есть два варианта выхода из ситуации: либо отказаться от необязательных и очевидно бессмысленных встреч или рационализировать свое участие в совещаниях, посещение которых обязательно. Вот несколько полезных советов от автора книги «Тайм-менеджмент» Полли Берда.
Если собрания имеют регулярный характер, проанализируйте их качество, не лукавая, определитесь, с какой целью оно проводится:
- для галочки, т.к. это традиционная встреча (Доставшаяся нам порой от прошлых поколений.)
- для доведения нужной информации (В наш информационный век есть масса более оперативных средств передачи информации. Современные технологии позволяют проводить собрания, оставаясь на своих рабочих местах.)
- для дачи указаний (Пожалуй, может быть самой эффективной формой, при грамотном подходе)
- для обсуждения и анализа прошедшего заседания. (Напрашивается вопрос, почему обсуждение темы требует продолжения. Не по причине ли плохо организованной предыдущей встречи?)
- чтобы собрать коллектив вместе (организовать общение коллег можно и в другом месте, например, вместе пообедать)
- в качестве подготовки к новому собранию (Яркий пример имитации бурной деятельности и пустая трата времени)
- это любимое развлечение начальника (К сожалению, общие собрания часто используются руководителями для демонстрации властных полномочий или как арену борьбы за власть)
Елена: Мне часто приходится по роду профессиональной деятельности присутствовать на конференциях, учебе, семинарах и пр., не говоря о постоянных собраниях. К сожалению, описанное выше присуще многим мероприятиям. Грустно, что люди в большинстве своем не привыкли планировать время и потому не задумываются над такими серьезными проблемами.